Алгоритм действий руководителя при внедрении электронного документооборота

Автоматизация процесса управления всеми документами позволяет существенно сократить временные затраты на согласование и поиск нужных документов, упростить процесс создания и регистрации проектов документов, сделать более эффективным контроль за исполнительской дисциплиной работников компании и др.

Следует отметить, что все проблемы внедрения системы электронного документооборота, которых часто так боятся руководители предприятий, можно легко преодолеть, если в период внедрения программной системы в промышленную эксплуатацию к ней не было претензий.

1. Принятие решения руководителем о необходимости и целесообразности внедрения. Следует отметить, что любые работы, связанные с внедрением автоматизированных систем  электронного документооборота должны начинаться не с анализа имеющегося в распоряжении компании «парка компьютеров» или разъяснительных бесед с сотрудниками, а с идеи или волевого решения руководителя/собственника предприятия. При этом контролировать внедрение электронного документооборота должен наиболее заинтересованных в ней человек — то есть сам руководитель. Зачастую, в ходе внедрения  приходится предпринимать глобальные изменения во всей компании, перестраивать ее структуру.

2. Сотрудники и внедрение системы. Следует отметить, что чаще всего коллектив сотрудников компании, где планируется устанавливать систему электронного документооборота, узнает об этом мероприятии последним. Правильно будет перед началом внедрения серьезно проанализировать ситуацию и учесть целый ряд конкретных тактических положений, которые касаются этого процесса. Начинать внедрение нужно после того, как все участники получат реальную возможность включиться в процесс — то есть когда они будут располагать необходимой для этого энергией и временем.

3. Преодоление сопротивления грядущим переменам. Как правило, все мы настороженно относимся к различного рода изменениям, опасаясь негативных перемен. Но в это же самое время, нами движет банальный интерес, а также надежда на то, что планируемые перемены принесут что-либо хорошее как компании, так и лично каждому из нас. Поэтому при организации процесса внедрения системы электронного документооборота руководитель предприятия должен опираться на групповые и индивидуальные особенности сотрудников и их личностные ориентиры.

 

Использование материалов с сайта разрешаем при условии, что будет указан первоисточник (активная ссылка на наш сайт)